Wydział Organizacyjny – OR

 

Do zakresu działania Wydziału Organizacyjnego należy:

1. Referat Biuro Rady Miasta:
1) przygotowywanie i doręczanie radnym kompletu materiałów na sesje rady tj. zawiadomień o terminie, porządku obrad, projektów uchwał i niezbędnych materiałów pomocniczych,
2) protokołowanie sesji, sporządzanie protokołu i udostępnianie go do wglądu radnym,
3) prowadzenie rejestru uchwał, postanowień i protokołów sesji rady,
4) odbieranie od radnych pisemnych interpelacji i nadawanie im biegu, włącznie z doręczeniem odpowiedzi,
5) organizowanie współpracy pomiędzy radą a organami osiedli,
6) gromadzenie dokumentacji organów osiedli i nadawanie biegu uchwałom podjętym przez te organy,
7) obsługa kancelaryjna komisji rady, kierowanie projektów uchwał rady do zaopiniowania przez komisje rady i sporządzanie protokołów z posiedzeń komisji i rady,
8) przedstawianie przewodniczącemu rady protokołów z posiedzeń komisji i nadanie biegu wnioskom i postulatom,
9) gromadzenie dokumentacji z działalności poszczególnych komisji,
10) obsługa kancelaryjna działalności przewodniczącego rady,
11) prowadzenie rejestru i dokumentacji skarg rozpatrywanych przez radę,
12) prowadzenie spraw związanych z wyborami ławników sądowych.

2. Referat Ogólny:
1) prowadzenie ewidencji w zakresie:
a) zawartych porozumień komunalnych,
b) związków komunalnych, do których przystąpiło miasto,
c) stowarzyszeń, których członkiem jest miasto,
d) fundacji z udziałem miasta,
e) przynależności miasta do Polskiego Stowarzyszenia Miast Pokoju, Światowego Związku Miast Pokoju i Kapituły Najstarszych Miast i Miejscowości w Polsce,
2) prowadzenie spraw związanych z nadawaniem honorowego obywatelstwa oraz przyznawaniem Medalu Miasta Oświęcimia, prowadzenie ewidencji osób wyróżnionych medalem oraz honorowych obywateli,
3) prowadzenie książki kontroli urzędu,
4) kompletowanie protokołów i wystąpień pokontrolnych z kontroli zewnętrznych prowadzonych w urzędzie,
5) prowadzenie ewidencji jednostek organizacyjnych miasta oraz kompletowanie dokumentacji statutowej tych jednostek,
6) prowadzenie kancelarii ogólnej i nadzór nad obiegiem dokumentów w urzędzie,
7) prowadzenie kontroli wewnętrznej w urzędzie,
8) organizowanie obiegu informacji wewnętrznej w urzędzie,
9) prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem wyborów do Sejmu, Senatu, Prezydenta RP, organów samorządowych oraz referendów,
10) organizacja załatwiania skarg i wniosków obywateli,
11) kontrola realizacji zadań przez urząd w zakresie wskazanym przez prezydenta, w szczególności:
a) realizacji zadań określonych przez radę,
b) prawidłowość i terminowość załatwiania spraw indywidualnych oraz skarg i wniosków,
c) organizacji i dyscypliny pracy w urzędzie,
12) prowadzenie spraw związanych z komputeryzacją urzędu,
13) prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych w urzędzie,
14) prowadzenie sekretariatu prezydenta, w szczególności:
a) organizowanie czasu pracy prezydenta,
b) współpraca z rzecznikiem prasowym urzędu w zakresie kontaktów ze środkami masowego przekazu (prasa, radio, telewizja),
c) prowadzenie spraw związanych z kontaktami zagranicznymi z wyjątkiem realizowanych przez Wydział Promocji Miasta,
15) kontrola terminowego przygotowywania przez naczelników wydziałów materiałów na sesje rady i posiedzenia komisji rady,
16) kontrola terminowego przygotowywania przez naczelników wydziałów oraz dyrektorów miejskich jednostek organizacyjnych odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych oraz wnioski komisji,
17) prowadzenie spraw osobowych pracowników urzędu oraz dyrektorów miejskich jednostek organizacyjnych, w szczególności:
a) organizowanie naborów na stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze.,
b) prowadzenie spraw rentowych i emerytalnych pracowników,
c) prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy,
d) organizowanie szkolenia pracowników i praktyk zawodowych,
e) prowadzenie spraw związanych z wynagradzaniem pracowników urzędu, w tym bieżąca analiza wykorzystania miesięcznego etatowego funduszu płac ustalonego przez prezydenta (tzw. etatyzacji urzędu),
f) ewidencja delegacji służbowych,
18) prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem środkami funduszu socjalnego, w szczególności:
1) opracowywanie projektu regulaminu wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
2) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem ulgowych usług i świadczeń z tego funduszu.

3. Referat Administracyjny:
1) planowanie i organizacja zaopatrzenia urzędu w środki trwałe i materiały biurowe oraz środki czystości,
2) prowadzenie ksiąg ewidencji środków trwałych i wyposażenia urzędu oraz lokali organów osiedli,
3) nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w obiektach urzędu,
4) prowadzenie magazynu materiałów biurowych i eksploatacyjnych,
5) dbałość o właściwy stan techniczny budynków i lokali organów osiedli, pomieszczeń, urządzeń oraz wyposażenia urzędu oraz lokali organów osiedli,
6) nadzór nad prawidłowym wykorzystaniem środków transportu samochodowego,
7) prowadzenie archiwum urzędu,
8) techniczna obsługa tablic informacyjnych urzędu i rady na terenie miasta,
9) dekorowanie budynków urzędu z okazji świąt państwowych,
10) techniczne przygotowanie sesji rady oraz narad organizowanych przez prezydenta, zastępców prezydenta, sekretarza i skarbnika,
11) dbałość o właściwą eksploatację maszyn, urządzeń oraz lokali biurowych.